教科书级别的高效沟通:帮你决策,让你安心

第六个人 · 16小时前
用最通俗的简单语言,让外行能理解内行话,是基本功!

果博东方编者按:本文来自微信公众号,作者:第六个人,36氪经授权发布。

最近在项目管理中遇到了一个教科书级别的沟通案例。

作为项目负责人甲方的我,和乙方技术开发团队,在一些细节沟通上,变得比较低效,纠缠于很多技术细节无法快速达成共识。

起因是在确认合作报价的过程中,执行团队给到我一个报价详单:

其中,针对小程序实体物品售卖,需要对接一个物流快递的技术服务第三方,每个销售订单,这个技术平台会收取相应的服务费,在报价单中,还特别用红色字体标注:此项报价,不包含第三方平台服务费。

因好奇心和打破砂锅问到底的习惯,我就追问了下去:那么,这个“不包含”的费用,是什么费用?我们需要支付给谁,相应成本是多少?

一来二去,对方项目负责人只不断重复这笔钱是花在了哪里,以及,为了节约预算成本,我们也可以选择别家,或者干脆牺牲用户体验,就砍掉这个「查看物流快递进度」的功能……

然而,我的沟通诉求其实非常明确:我需要知道,在这个单项功能中,到底包含几项费用?费用类别是什么?用作具体什么功能?支付周期多少?是现在项目交付需要支付,还是一笔远期需要考虑的潜在费用?

果博东方你会发现,我所有疑问都是基于开发周期、成本、成本发生的周期、风险控制相关。作为项目负责人,也作为甲方,我需要能够清晰描绘一个项目的全貌,并能对成本进行有效控制。但这样的沟通,显然不能让我做出快速的判断和决策。

果博东方所以你会发现:所有的低效沟通都长得非常相像——

它们摆事实,讲道理,有丰富的细节,但就是不提供决策依据。运用了中国人习惯的句式:因为,所以;而不是最理想的金字塔沟通——先说结论(共有几项费用),再说原因(它们会花在哪里,周期多久)。

换位思考我们在进行跨部门沟通和向上管理的过程,或许,这种类似的错误也高频存在。

果博东方我认为,沟通应该实现几个目标:

A 信息交换 

B 快速做出决策判断

C 明确下一步动作

果博东方D 深度共识与共情

果博东方E 建立深度信任,实现共赢 

果博东方在尤其是跨部门协作,和内外部甲乙方的协作过程中,能做到A+ B + C已经是非常不易,要再上升到共识与信任层面,更加难能可贵。

果博东方有意思的是,我发现很多中层、基层执行人员的沟通bug,一旦他们的老板出手,就好像马上能救人于水火。

果博东方比如,当对方团队高管出手后,我发现,沟通变得异常轻松起来。

拿我们共同讨论的另一个话题来讲。

果博东方我们需要判断:服务器的承载量,也就是瞬时能允许多少人在线点击体验产品。在和合作伙伴沟通过程中,我发现,他不断强调:你看,100人并发足够满足你们现在产品的需求了……

果博东方那么问题来了,我的好奇心再一次跃跃欲试:

如果我有极端高峰的场景,品牌要做个大型活动,比如一万人涌进来了,我们的产品撑得住吗?系统不会崩吗?

你会发现,我的疑问:

  • A 和这个项目的远期的风险有关(因为过了冷启动期,用户量规模化增长,就必然需要考虑承载问题)

  • B 这个项目和品牌营销总体的关系问题(万一品牌有其他场景、大型活动,导致的产品流量高峰怎么处理?)

果博东方站在这个角度,所有沟通的信息都必须以最终「有利于决策判断」为最高宗旨,但遗憾的是,我们持续的半小时沟通却一直围绕在一个基础事实:“你这个产品的峰值不会超过瞬时人数100”这个无法让人接受的“假定事实”上。

果博东方但对方创始人出手,只是利用碎片时间在群内简单留言几句,问题就马上柳暗花明。

果博东方我仔细琢磨了这段“答疑解惑”,觉得非常值得学习和揣摩:

果博东方1. 清晰定义问题,快速对齐基础概念认知:

并发,指的是同一瞬间同时(注意:这就把之前一个抽象的100人在线的数字,转化为可被想象的产品使用场景——意思是,你不要认为100这个值很低,其实它已经有一定的承载量)。

2.给出参照案例,作为专业判断的依据:

按我们过去经验(因为知道他们在这类项目上的经验丰富,瞬间来近了沟通距离),以XX品牌为例,针对近千万粉丝推抢红包的这种高福利,并发也最多过1000。(打了个比方,举了一个例子,让一个创新产品在摸索过程中能找到一个参照系,作为项目负责人,被说得很“安心”)。

果博东方3. 给出清晰的结论和建议:

对于咱们品牌这种情况,我们经验是300以内是绝对够用的,基本不会超(你看,艺术性的沟通表达,最终必须给出自己的专业建议,而不是发射了一堆信息,等着对方去捡星星)。

4. 进一步打消顾虑,永远都有OptionB 作为备选:

果博东方如果确有大型活动,比如千人大会同时访问,那么临时加一下服务器,活动结束后恢复原状即可(一句话简明直接,对于甲方,没有什么比吃了这样一颗定心丸更好的沟通了!)

5. 明确成本与风险,以及进一步持续努力的动作:

这种成本增加就是很少的,具体XX你可以问下技术团队,比如额外加一星期服务器大概是什么费用量级,这样Echo跟内部沟通时也能清晰传达(回归问题本质:成本;同时沟通得非常舒服,表示为此我们会再进一步确认细节,跟进,再来同步)。

果博东方整理出这5句话,实在是让人醍醐灌顶:之前的低效沟通,是因为一直在打字,没有语音或者见面这种「沟通方式」造成的吗?是因为双方在一些技术性的专业概念上无法交流吗?还是真的在沟通步骤、语言表达习惯、思维逻辑、同理心等维度,缺乏更好的技巧?

或许,这5个步骤正清晰的说明了我们平时在业务交流、沟通中非常容易踩的坑,也给出了教科书级别的示范:

1. 在不能对齐一些基础概念基础上抛出的信息,只能是万丈高楼平地起。先要用最通俗的简单语言,让外行能理解内行话。所以,用最简单的话告诉别人理解一个生僻概念,是沟通的基本功;

果博东方2. 当合作对象如置身茫茫大海,不着边际的发问,那么,最好的方式是用过往的案例,通过打比方的方式收拢他的问题。参照系,对于深度共识永远重要;建立参照系,也是沟通的重要一环;

果博东方3. 不要忘记任何沟通都应该带来明确的结论,任何沟通的过程,无论是乙方对甲方,辅助执行方对项目负责人,还是内外部的大型合作,最终,必须要收拢到一个明确的结论:给出封闭选项,我们倾向选择哪个,为什么?事实上,这也是所有向上管理的沟通关键:务必给出选项,不要让对方做开放题。

果博东方4. 所有决策最终是人来做,既然是人,人性存在天然容易被一些东西干扰的倾向,乙方对甲方,就要快速打消顾虑;员工对老板,也要帮助他做决策做的有信心,更坚定;

5. 回归所有商业决策的根本:无非是开源节流,控制成本,创造收益。乙方对甲方要展现专业性,就在于如何在降低成本的情况下创造更大价值;员工对老板,也是相类似的一种存在。

再次回看这个沟通过程,值得深深回味的是:给出了清晰的结论,给出明确的下一步动作计划,同时,信息足够简洁但又伴随有可靠的支撑依据,让人不得不信服,也有了豁然开朗的感觉。

我们在真实世界的沟通,不仅仅是商业世界,甚至于在亲密关系里,事实上都应该更多借鉴这种思路。不仅让沟通对象能够掌握足够的信息量,也让对方能够产生明确的决策,而最后一步无非是——有信心,能安心。

果博东方只有如此,才有机会在高效敏捷的对话沟通中,建立起深度信任,也才能有更长久的合作和共赢!

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第六个人:36氪专栏作者,跨越北上广深的跨界营销人,热爱主持与写作。公众号第六个人(connect_yourself)长期探索营销规律与个人品牌成功之路,分享职业与成长点滴。

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